Plataforma de Gestión de Ludotecas

Digitalización y optimización de la experiencia en ludotecas

Para administradores y padres/madres

Fecha del informe: 22 de agosto de 2025

Introducción al Proyecto

Objetivo del Proyecto

Desarrollar una plataforma web integral para la gestión de ludotecas, permitiendo a cada centro tener su propio espacio digital personalizado.

Optimización de procesos administrativos y operativos

Mejora en la experiencia de usuario para padres/madres

Digitalización de servicios y comunicación

Funcionalidades Clave

Landing Page Personalizada

Información pública de cada ludoteca

Área de Administración

Gestión de servicios, clientes y programación

Sistema de Autenticación

Accesos diferenciados para administradores y padres

TPV Virtual

Gestión de pagos de servicios

Panel para Padres/Madres

Seguimiento de actividades e incidencias

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Funcionalidades Principales

Landing Page Personalizada

Información de contacto, horarios y ubicación
Galería de fotos/vídeos de la ludoteca
Listado de servicios y precios
Formulario de contacto y preinscripción
Chatbot para preguntas frecuentes (IA)

Área de Administración

Autenticación y gestión de perfiles
Gestión de servicios (talleres, actividades)
Programación con calendario interactivo
Control de plazas y aforo
Gestión de incidencias

Sistema de Autenticación

Accesos diferenciados para administradores
Verificación por email para padres/madres
Vinculación de niños/as a sus tutores
Gestión de permisos y accesos

TPV Virtual

Registro de ventas de servicios
Pasarela de pago (Stripe, PayPal, Bizum)
Facturación automática
Historial de transacciones
Recomendación de servicios (IA)

Panel para Padres/Madres

Seguimiento de actividades de sus hijos/as
Informes diarios/semanales con fotos
Mensajería interna con la ludoteca
Sistema de valoración de servicios
Análisis de progreso del niño/a (IA)

Plataforma Integrada

Todas las funcionalidades se integran en una experiencia fluida y coherente para usuarios y administradores.

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Módulo Público (Landing Pages)

Cada ludoteca contará con su propia página web pública personalizada, presentando su identidad y servicios de manera atractiva y funcional.

Información de Contacto

Datos de contacto completos
Horarios de apertura detallados
Ubicación con mapa interactivo

Galería Multimedia

Fotos de las instalaciones
Vídeos de actividades
Carrusel de imágenes destacadas

Servicios y Precios

Catálogo de servicios ofrecidos
Listado de precios actualizado
Información de promociones

Formularios

Formulario de contacto directo
Preinscripción a actividades
Solicitud de información

Área de Clientes

Acceso para padres/madres
Login seguro con credenciales
Enlace directo al panel personal

Integración IA

Funcionalidad propuesta:

Chatbot inteligente para responder preguntas frecuentes de visitantes, ofreciendo asistencia inmediata sobre servicios, horarios y disponibilidad.

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Módulo de Administración

Autenticación y Servicios

Autenticación y Perfil

Registro de Ludotecas

Sistema de registro y login para responsables de ludotecas con verificación de credenciales

Edición de Perfil

Logo personalizado
Descripción del centro
Redes sociales y datos de contacto

Seguridad

Protección de datos sensibles y diferentes niveles de acceso para el personal

Gestión de Servicios

Creación y Edición

Talleres, guardería y actividades diversas
Personalización de cada tipo de servicio

Asignación de Precios

Gestión flexible de tarifas por servicio, horario o paquetes

Programación y Horarios

Calendario interactivo semanal/diario
Configuración de límite de plazas
Visualización de disponibilidad en tiempo real

Módulo esencial para la gestión eficiente de ludotecas

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Módulo de Administración - Gestión de Clientes y Pagos

Gestión de Clientes

Alta de Padres/Madres

Registro con datos personales
Verificación automática por email
Gestión de perfiles y credenciales

Vinculación de Niños/as

Registro de datos personales (nombre, edad)
Información médica (alergias, medicación)
Campo para observaciones especiales
Múltiples niños por cuenta familiar

TPV Virtual

Procesamiento de Pagos

Registro de ventas de servicios
Múltiples pasarelas de pago (Stripe, PayPal, Bizum)
Procesamiento seguro de transacciones

Facturación y Registros

Generación automática de facturas
Historial completo de transacciones
Exportación de informes financieros

IA

Sistema de Recomendación

Recomendación inteligente de servicios basada en intereses previos y comportamiento del usuario.

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Gestión de Incidencias

Proceso de Gestión

1

Registro de Incidencia

El personal de la ludoteca documenta el tipo de incidencia, hora, niños involucrados y detalles relevantes.

Accidentes Comportamiento Salud

2

Procesamiento Automático

El sistema clasifica la incidencia según su gravedad y determina las acciones necesarias.

Evaluación de prioridad y categorización

3

Notificación a Padres/Madres

Envío automático de notificaciones a los padres/madres con los detalles de la incidencia.

Email

App

Mensajería

Características y Beneficios

Registro en Tiempo Real

Documentación inmediata de incidencias cuando ocurren.

Notificación Automática

Alertas inmediatas a padres/madres sin intervención manual.

Historial Completo

Registro histórico de todas las incidencias para seguimiento.

Privacidad Protegida

Acceso restringido a información sensible según RGPD.

Tipos de Incidencias

Accidentes menores (caídas, golpes)
Comportamiento (conflictos, cooperación)
Salud (malestar, alergias)

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Módulo para Padres/Madres

Espacio digital personalizado para que padres y madres puedan seguir las actividades de sus hijos/as y mantener comunicación directa con la ludoteca.

Autenticación y Perfil

Acceso seguro con email y contraseña
Visualización de datos personales de sus hijos/as
Gestión de información médica y preferencias

Seguimiento de Actividades

Calendario interactivo con actividades programadas
Notificaciones de cambios de horario
Informes diarios/semanales con fotos y comentarios

Comunicación

Mensajería interna con el personal
Sistema de valoración de servicios
Solicitud de citas y consultas

Análisis con IA

Seguimiento del progreso del niño/a en habilidades sociales y aprendizaje mediante tecnologías de Inteligencia Artificial.

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Requisitos No Funcionales

Aspectos técnicos esenciales para el éxito del proyecto

Seguridad

Encriptación de datos sensibles (información médica de niños)
Cumplimiento de RGPD (consentimiento para fotos, datos)
Autenticación segura para diferentes tipos de usuarios

Escalabilidad

Posibilidad de añadir más ludotecas sin afectar el rendimiento
Arquitectura que soporta crecimiento en número de usuarios
Optimización de recursos según la demanda

Multiplataforma

Diseño responsive para PC
Adaptación para tablet
Optimización para dispositivos móviles

Integraciones

Pasarelas de pago (Stripe, PayPal, Bizum)
Google Calendar para programación
API de email (Mailchimp/SendGrid) para notificaciones

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Fases de Implementación

Plan de desarrollo estructurado en tres fases progresivas para garantizar una implementación exitosa y escalonada de la plataforma.

Fase 1

Desarrollo del MVP

Módulo de ludotecas
Landing page personalizada
Funciones básicas de administración

Prioridad: Alta

Fase 2

TPV y Panel de Padres

Implementación del TPV virtual
Panel de padres/madres
Sistema de notificaciones

Prioridad: Media

Fase 3

Mejoras con IA

Chatbot para preguntas frecuentes
Sistema de recomendaciones
Análisis predictivo y optimización

Prioridad: Baja

La implementación escalonada permite validar funcionalidades con usuarios reales antes de avanzar a la siguiente fase, reduciendo riesgos y optimizando recursos.

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Ampliaciones Futuras

Mejoras potenciales con integración de Inteligencia Artificial

IA

Sistema de Fidelización

Implementación de un programa de puntos por compras que incentive el uso continuo de los servicios y premie la lealtad de las familias.

Beneficios personalizados basados en preferencias

IA

Análisis Predictivo de Asistencia

Sistema avanzado para predecir patrones de asistencia, permitiendo una mejor planificación y optimización de recursos humanos y materiales.

Mayor eficiencia operativa y reducción de costes

IA

App Móvil para Padres

Aplicación dedicada con notificaciones push en tiempo real sobre actividades, incidencias y comunicaciones importantes de la ludoteca.

Acceso inmediato a información relevante

IA

Machine Learning

Algoritmos avanzados para detectar patrones de comportamiento en niños, ayudando a personalizar actividades y identificar áreas de desarrollo.

Experiencias educativas adaptativas

Todas estas ampliaciones están marcadas como "IA" en el plan de desarrollo, indicando su enfoque en tecnologías avanzadas.

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Conclusión

"Esta plataforma busca automatizar y digitalizar la gestión de ludotecas, mejorando la experiencia tanto para administradores como para padres/madres, con potencial para convertirse en un referente en el sector."

Digitalización Integral

Transformación digital de procesos manuales a un sistema centralizado y eficiente

Experiencia Mejorada

Interfaz intuitiva que optimiza la experiencia para administradores y padres/madres

Escalabilidad Futura

Diseñada para crecer con opciones de integración de IA y expansión de funcionalidades

Beneficios para todos los involucrados

Administradores: Gestión simplificada

Padres/Madres: Mayor transparencia

Niños: Experiencia personalizada

Una inversión en el futuro de la gestión de ludotecas que combina tecnología, usabilidad y escalabilidad

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